Tipp des Monats

02.02.2015 | Buchführung – Strengere Regeln seit Januar 2015 durch GoBD

Mit seinem aktuellen Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verschärft das Bundesministerium der Finanzen ab 2015 die allgemeinen Buchführungsregeln.

Die neuen Regeln für die elektronische Buchführung und den Datenzugriff ersetzen die bisherigen von 1995 und 2002. Die Hauptbereiche des Schreibens sind die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen, die Führung der elektronischen Buchhaltungsaufzeichnungen und die Verantwortlichkeiten für diese Bereiche. Neu ist dabei auch, dass diese Regeln für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gelten. Also nicht nur von Bilanzierern, sondern auch von Einnahmenüberschussrechnern eingehalten werden müssen.

 

Aktuelle Anforderungen durch die GoBD

1.   Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Geschäftsvorfällen
Als Orientierung gilt, dass unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst werden müssen. Jede zeitliche Verzögerung zwischen dem Eingang des Beleges und seiner laufenden Erfassung gilt nach den neuen Regelungen als bedenklich. Außer sie ist durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls bedingt. In den bisher gültigen Regelungen wurde die zeitgerechte Erfassung nicht konkretisiert. Mit dem Begriff "Erfassung" ist bei eingehenden Belegen die manuelle Sichtung und Sicherung durch eine geordnete Ablage der Belege gemeint.

Kontokorrentbeziehungen müssen seit Januar 2015 innerhalb von acht Tagen dokumentiert werden. Wenn aber die Waren- und sonstigen Rechnungen innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb ihres gewöhnlichen Durchlaufes durch den Betrieb beglichen werden, müssen diese nach den GoBD nicht kontokorrentmäßig erfasst werden (z. B. Geschäftsfreundebuch, Personenkonten).

Zur Einhaltung der Aufzeichnungsfunktion/Erfassung muss im Unternehmen eine geordnete Belegablage vorhanden sein. Wenn die Belege nicht innerhalb der angegebenen Fristen in einem IT-System erfasst werden, können diese Anforderungen auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden. Die Belegablage muss einem dokumentierten Ordnungssystem entsprechen und sollte einen Zugriffsschutz gegenüber nicht berechtigten Personen auf die entsprechenden Ordner/Belege gewährleisten.

 

2.   Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
Grundsätzlich müssen alle Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) laut den neuen Regelungen nach GoBD mit dem Zeitpunkt ihrer Erfassung (egal, ob auf dem Papier oder in einem IT-System) unveränderbar sein. Das gilt auch für Vorsysteme (z. B. Material- und Warenwirtschaft).

Eine besondere Bestimmung gilt bei periodenbezogener Buchführung: Eine Vor- bzw. Stapelerfassung von Buchungssätzen bleibt auch mit den neuen Regelungen möglich. Aber für den Fall einer periodenweisen Buchführung (oder vergleichbaren Aufzeichnungen von Nichtbuchführungspflichtigen) stellt die GoBD verschärfte Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung und die Unveränderbarkeit der Buchungen, indem sie einen Orientierungswert für den spätesten Buchungszeitpunkt/Festschreibung nennen: Wenn unbare Geschäftsvorfälle IT-gestützt erfasst werden (insb. Vor-/Stapelerfassung von Buchungssätzen), müssen sie bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern (bzw. vergleichbaren Aufzeichnungen bei Nichtbuchführungspflichtigen) festgeschrieben sein (Buchungszeitpunkt). Des Weiteren muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen. Dies kann unter anderem durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc. geschehen.

Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall erst dann als gebucht, wenn er den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt, also festgeschrieben ist. Im Buchungsprozess ist das der Zeitpunkt der Autorisierung bzw. Freigabe von (vor)erfassten Buchungssätzen durch die dafür berechtigte Person im Unternehmen oder in der Kanzlei. Nach diesem Zeitpunkt können alle Änderungen lückenlos nachvollzogen werden.

Die von den GoBD erstmals konkretisierte Frist ("bis zum Ablauf des Folgemonats") führt bei zweckorientierter Auslegung im Regelfall zu einer Orientierung am Termin der UStVA, weil in diesem Zuge die Daten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben werden und der Nachweis von Änderungen und/oder Löschungen ab diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen unterliegt (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit). Insofern sollte der Umgang mit dieser Forderung im Prozess von der Vorerfassung bis zur UStVA im Unternehmen besprochen und festgelegt werden. Dabei sind auch Vor- und Nebensysteme zu beachten, in denen Buchungssätze verarbeitet werden.

Bestimmte Formate und Aufbewahrungsformen, wie Office-Formate und Beleg- und Dokumentenablagen auf Dateisystemebene werden in dem BMF-Schreiben als problematisch angesehen. Denn diese Formate und Aufbewahrungsformen lassen schon aus technischer Sicht zum Beispiel einfache Veränderungen oder unprotokollierte Löschungen zu. Dies wirkt sich im Falle einer späteren Prüfung negativ auf die Beweiskraft der Daten aus. Deshalb sind  ergänzende Maßnahmen, wie eine Verfahrensdokumentationen, Maßnahmen zum Zugriffsschutz, Regeln zur Archivierung/Sicherung für diese Formate unentbehrlich.

 

3.   Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten
Aufzeichnungspflichtige und somit aufbewahrungspflichtige steuerrelevante elektronische Daten (insbesondere digitale oder digitalisierte Belege, Grund(buch)aufzeichnungen, Buchungen, sonstige Unterlagen bzw. Dokumente, relevante Stammdaten, Verfahrensdokumentationen) müssen für Nachweiszwecke über die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden. Weiterhin müssen die Daten für einen maschinellen Datenzugriff durch die Finanzverwaltung im Zuge von Außenprüfungen bereitgestellt werden. Dies gilt auch für steuerrelevante Daten aus Vor- und Nebensystemen.

Die im Unternehmen entstandenen oder eingegangenen elektronischen Daten, sind auch in ebendieser Form unveränderbar aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Eine Aufbewahrung dieser Daten nur in gedruckter Form ist nicht zulässig. Die Aufbewahrungspflicht gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.

 

GHP-Tipp: Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung unter anderem an den Einsatz von IT bei der Buchführung im Grundbuch und Vorsystemen. Sie bringen zahlreiche Veränderungen in den Bearbeitungsprozessen mit sich. Wenn Sie eine Zusammenarbeit mit dem Programmen DATEV Unternehmen online anstreben oder diese schon besteht, gelingt Ihnen die Anpassung und Umsetzung der neuen GoBD optimal und rechtssicher. Zum Beispiel ist der Punkt der Belegerfassung mit DATEV Unternehmen online problemlos zu erfüllen: Belege sollen gemäß den GoBD binnen 10 Tagen erfasst werden. Dies kann einfach mit DATEV Unternehmen online vorgenommen werden.

Ansprechpartner

Ralf van gen Hassend
Steuerberater
Partner in Duisburg

Tel.: +49 (0) 2065/ 9088-0
Fax: +49 (0) 2065/ 9088-50
Email: ralf.vangenhassend(at)g-h-p.de