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Bestehen Ihre Rechnungen die nächste Betriebsprüfung?
Bei der Ausstellung von Rechnungen heißt es genau hinsehen. Denn hier steckt der Teufel im Detail. Nur bei Vollständigkeit und Richtigkeit aller Pflichtangaben können Sie den Vorsteuerabzug aus der Rechnung beanspruchen. Damit Ihre Rechnungen Sie bei der Vorsteueranmeldung oder der nächsten Betriebsprüfung nicht teuer zu stehen kommen, sollten sie neben dem korrekten Betrag noch einige andere Posten enthalten. Nehmen Sie Ihre Rechnungen einmal unter die Lupe und lesen Sie hier nach, auf was es ankommt und wie Sie Ärger mit dem Finanzamt vermeiden können!
Diese Elemente muss die Rechnung auf jeden Fall aufweisen:
Rechnungsdatum,
eine fortlaufende Rechnungsnummer,
Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
Bestelldatum, -menge und Auftragsdatum bzw. Liefer- oder Leistungsdatum,
Produkt-/ Dienstleistungsbezeichnung,
Leistender Unternehmer mit vollständiger Anschrift,
Name und Anschrift des Auftraggebers,
Einzel- und Gesamtpreis,
zusätzliche Kosten, z. B. Versandkosten,
Nettobetrag,
Mehrwertsteuersatz und -betrag,
Gesamtrechnungsbetrag sowie
Zahlungstermin und -bedingungen.
Wichtig:
Verwenden Sie für Rechnungen stets Geschäftsbriefpapier mit Ihrer vollständigen Firmierung und einer gültigen Bankverbindung. Fügen Sie ggf. einen Hinweis auf Ihre Geschäftsbedingungen hinzu, falls diese Auswirkung auf die Rechnung bzw. Zahlungskonditionen haben.
Rechnungen richtig versenden
In Zeiten der elektronischen Kommunikation liegt es nahe, auch Rechnungen via E-Mail zu versenden. Das erleichtert die Arbeitsabläufe und spart Geld. Aus Sicherheitsgründen ist die Übermittlung jedoch an Vorschriften gebunden:
Ihre Rechnung muss gemäß Umsatzsteuergesetz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, die mit einer speziellen Zertifizierungssoftware erstellt wird. Eine eingescannte Unterschrift reicht dagegen nicht aus.
Sie benötigen die Einwilligung Ihres Kunden für die elektronische Rechnungsstellung. Das können Sie beispielsweise in Ihren AGB regeln. Sollten Ihre Rechnungen diese Voraussetzungen nicht erfüllen, müssen Sie sie wie bisher per Post versenden.
Das gilt bei Kleinbetragsrechnungen!
Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, gelten als sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Die gesetzlichen Anforderungen für diese Rechnungen sind weniger streng als bei Rechnungen mit höheren Beträgen. Der Gesetzgeber fordert laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Angaben:
Name und Anschrift des Ausstellers,
das Ausstellungsdatum
Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,
das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz.
Die Angabe des Empfängernamens sowie die Rechnungs- und Steuernummer sind hier also u.a. entbehrlich.
Die häufigsten Fragen zum Thema Rechnungen
Was muss ich tun, wenn die Rechnung einen zu niedrigen oder gar keinen Umsatzsteuersatz ausweist?
Beim Ausstellen von Rechnungen können sich Fehler einschleichen. Es können Mängel wie z. B. ein fehlender Umsatzsteuerausweis, ein zu niedriger Umsatzsteuerausweis oder ein zu hoher Umsatzsteuerausweis auftreten. Am besten stellen Sie eine neue Rechnung aus und erklären die ursprünglich fehlerhafte Rechnung für ungültig. Berichtigen sie die Rechnung, kann der Leistungsempfänger dann den vollen Vorsteuerabzug abziehen.
Wichtig
Lassen Sie sich zur Ausstellung einer neuen Rechnung die alte im Original zurückschicken.
Was muss ich tun, wenn die Rechnung einen zu hohen Umsatzsteuersatz ausweist?
Haben Steuerpflichtige in ihrer Rechnung die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen, indem sie versehentlich 19 % Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben, schulden sie zusätzlich zur richtigen Steuer (z. B. 7 %) noch den Betrag, um den sie die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen haben. Der Leistungsempfänger kann die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer in Abzug bringen. Die Rechnung ist zu berichtigen, indem Sie eine neue Rechnung ausstellen. Die ursprünglich fehlerhafte Rechnung ist für ungültig zu erklären. Sofern die Rechnung nicht beigelegt wird, hat der Leistungsempfänger nur die Möglichkeit, den Vorsteueranspruch i. H. v. 7 % USt (= 35 EUR) in Abzug zu bringen.
Was gilt im Falle eines unberechtigten Steuerausweises?
Bei unberechtigtem Steuerausweis ist grundsätzlich keine Korrekturmöglichkeit gegeben. Stellt ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer in Rechnung, dann muss diese auch an das Finanzamt abgeführt werden.
Gegenteiliges gilt nach Beseitigung der "Gefährdungslage". Das Steueraufkommen ist z. B. dann nicht gefährdet, wenn die berechnete Steuer vom Leistungsempfänger nicht beansprucht wurde oder ihm der Abzug versagt wurde.
Wichtig
Auch bei Berichtigung einer Rechnung mit unberechtigtem Steuerausweis muss die Berichtigung erst beim Finanzamt beantragt werden. Erst wenn das Finanzamt seine Zustimmung signalisiert, darf berichtigt werden.
(Quelle: redmark FirmenPraxis Redaktion; www.redmark.de/firmenpraxis)